Performance Development volgens Inkrease: Vijf veel gemaakte fouten bij beoordelingsgesprekk...

Performance Development volgens Inkrease: Vijf veel gemaakte fouten bij beoordelingsgesprekk...: Veelal worden beoordelingsgesprekken jaarlijks gehouden. In het ouderwetse proces zijn de functioneringsgesprekken een dialoog en de beoorde...

Vijf veel gemaakte fouten bij beoordelingsgesprekken

Veelal worden beoordelingsgesprekken jaarlijks gehouden. In het ouderwetse proces zijn de functioneringsgesprekken een dialoog en de beoordelingsgesprekken een monoloog van leidinggevende tot medewerker.
Ik pleit er voor dit proces, dat bewezen faalt, los te laten. Niets monoloog maar constante dialoog, het hele jaar door. De medewerker heeft zijn/haar eigen dossier ( digitaal) en heeft de mogelijkheid constant feedback te geven over de gestelde en overeengekomen doelen. Bilaterale gesprekken worden gedurende het jaar op regelmatige wijze gehouden en worden vastgelegd door medewerker en manager. De manager kan de voortgang bewaken, daar waar nodig hulp bieden, de doelen bijstellen of toevoegen. Als je dit proces regelmatig doorloopt zullen het geen langdurige gesprekken zijn en ontstaat er weinig ruis op de lijn die de samenwerking kan verstoren. De medewerker zorgt gedurende het jaar voor argumentatie om eens per jaar een formele beoordeling mogelijk te maken beginnende met een zelfbeoordeling. Daarna schrijft de manager de beoordeling.

Hier zijn vijf veel gemaakte fouten:

1. Slechte voorbereiding van het gesprek. Een van de grootste fouten die je kunt maken als manager is onvoorbereid het gesprek in gaan. Hiermee geef je een compleet verkeerd signaal af! Het getuigt van weinig respect naar de medewerker. Kom dus goed voorbereid, weet wat je gaat vragen. Zorg voor een cijfermatige onderbouwing van de feiten die je wilt zeggen. Ook de medewerker dient zichzelf goed voor te bereiden. 
2. Bevooroordeeld zijn.  Dit is een lastige want vaak is de "bias" onbewust. Toch dien je als manager onbevooroordeeld het gesprek in te gaan. Daarom is het goed om zaken te kwantificeren en met data/cijfers te komen. Goede software die je gebruikt voor het performance proces maakt het mogelijk de uitkomsten van de beoordelingen te corrigeren door de Rater-Bias zichtbaar te maken.
3. Te veel zelf aan het woord zijn. Maak niet de fout om constant aan het woord te zijn en al je grieven te uiten. Laat de medewerker praten! Daar leer je veel van en zo kom je er achter wat er leeft onder de medewerkers. Zorg voor een open dialoog. Hou het informeel zorg voor een goede sfeer. Mensen komen dan meer los en zijn eerlijker.
4. Niet naar de toekomst kijken: natuurlijk gebruik je het gesprek om terug te kijken maar kijk ook vooruit. Gebruik de gelegenheid om te praten over de toekomst en de persoonlijke groei. Dit werkt zeer motiverend. Praat met elkaar over de bijdrage in de komende periode die de medewerker kan leveren. Stel doelen en formuleer een actieplan.  
5. Niet kijken naar het hele "plaatje". Het is heel natuurlijk dat we zaken uit het recente verleden beter onthouden dan zaken die in het verleden liggen. Toch is het van groot belang om de hele periode te beschouwen.  Daarom is het goed om gedurende de gehele periode aantekeningen te maken in het persoonlijke file van de medewerker die dit zelf ook doet! In een goed softwareprogramma kun je er voor kiezen om de opmerkingen "privé" te houden zodat ze niet direct zichtbaar zijn. 

Performance Development volgens Inkrease: Beoordelen? Het moet echt anders!

Performance Development volgens Inkrease: Beoordelen? Het moet echt anders!: Als het "beoordelingsseizoen" weer aanstaande is dan staat niemand te juichen. Het voelt alsof je een afspraak hebt gemaakt bij de...

Beoordelen? Het moet echt anders!

Als het "beoordelingsseizoen" weer aanstaande is dan staat niemand te juichen. Het voelt alsof je een afspraak hebt gemaakt bij de tandarts. Noodzakelijk kwaad......Je weet nooit exact wat er aan de hand is, het kan pijnlijk zijn en je kan voor verrassende dingen komen te staan. Over het algemeen gaat niemand voor zijn plezier naar de tandarts....

En dat terwijl het zo vreselijk belangrijk is om de prestaties van de medewerkers te evalueren. Vooral als je als onderneming verder wil professionaliseren en je wilt groeien. Een heel groot onderzoek ( Mercer's Global Performance Management Survey 2013) laat zien dat slechts 3% van 1056 ondernemingen die mee deden tevreden is over het Performance Management Systeem wat in gebruik is. Maar liefst 48% van de respondenten geeft aan dat het noodzakelijk is het huidige systeem te herzien. Het proces moet opnieuw uitgevonden worden om er voor te zorgen dat de medewerkers en daarmee de resultaten tot ontwikkeling komen. Het traditionele systeem heeft haar falen bewezen.

Daarom: het is tijd om het anders te gaan doen! Richt het proces zodanig in dat het een sturingsinstrument is! Maak het interactief! Zorg dat de bedrijfsdoelstellingen worden vertaald in concrete doelen voor iedere medewerker. Zorg dat de medewerker ook zijn/haar persoonlijke groei kan doormaken door de persoonlijke doelstellingen ook vast te leggen. Spreek af wat je van iemand verwacht, wat je gaat meten! Laat een medewerker gedurende het jaar zijn eigen bewijs leveren dat de afgesproken doelstellingen worden behaald. Schaf een goed softwareprogramma aan dat voorziet in een dergelijke workflow.  Kies voor een online (SaaS) oplossing en zorg dat de medewerker toegang heeft tot zijn eigen file. Natuurlijk kun je als manager controle uitoefenen en elk gesprek dat je voert over de voortgang dien je vast te leggen in het systeem. Kijk of iemand op schema ligt om de doelen te behalen. Biedt hulp, stimuleer, motiveer, coach. Dat is de belangrijkste bijdrage die je kunt leveren als leidinggevende. Zeker hoogopgeleide mensen willen niet op de ouderwetse manier worden behandeld en zeker de jongere generaties niet.

Kortom: maak beoordelen leuk! Het kan echt.


Met alle plezier laat ik u zien hoe het bovenstaande proces heel gemakkelijk en effectief kan worden geïmplementeerd in uw organisatie.