Beoordelen is per definitie willekeurig, subjectief en oneerlijk!

Als uw werknemers zo denken over het beoordelingsproces van uw onderneming dan is het hoog tijd daar verandering in aan te brengen! Zeker als u gebruik maakt van een verouderd beoordelingssysteem. Het is niet realistisch te veronderstellen dat je dit soort negatieve associaties volledig kunt laten verdwijnen, maar het implementeren van beoordelingssoftware zal zeker een verbetering zijn van de manier waarop uw onderneming om gaat met de beoordelingen.

Beoordelingsprocessen op papier kosten u heel veel tijd. Veel medewerkers vullen ze in omdat het moet maar weinigen hebben het idee dat het bijdraagt aan de ontwikkeling van hun carrière. Als u dit proces vertaalt naar een digitale oplossing door beoordelingssoftware te implementeren dan ligt de weg naar succes voor de medewerkers en daarmee voor de onderneming zichtbaar open. Laat duidelijk zijn dat het aanschaffen van een softwareprogramma u als onderneming alleen verder helpt als u er daadwerkelijk wat mee gaat doen. Door een zorgvuldige inrichting van de software kunt u grote stappen voorwaarts maken. Er zijn tegenwoordig programma’s die geheel op maat te maken zijn voor uw onderneming, die recht doen aan de manier waarop u wenst dat er met medewerkers om gegaan wordt. Het inrichten kost wel even wat tijd maar dan heb je ook wat!  

Ga met elkaar in gesprek en blijf in gesprek. Soms is het mogelijk door met een paar kleine afspraken al heel veel te verbeteren. De sterkste motivator is “groei”, door ambitieuze doelstellingen neer te leggen die individueel op maat gesneden zijn is dat te realiseren. Spreek heel duidelijk af wat de wederzijdse verwachtingen zijn en leg deze vast, eenduidig en meetbaar. Door een goed beoordelingssysteem te implementeren binnen de organisatie kun je veel realiseren

Een goed beoordelingsprogramma heeft de volgende functies:

1.     Het reflecteert het beoordelingsproces van de onderneming

2.     Het zorgt voor duidelijk communicatie

3.     Je kunt SMART doelen stellen en opvolgen

4.     Het zorgt voor een individueel ontwikkelingsplan

1: Het beoordelingsproces:

U heeft alle informatie bij de hand voor het beoordelen van een medewerker omdat het mogelijk is gedurende het lopende jaar aantekeningen toe te voegen aan het persoonlijke file. Dit kan door de medewerker zelf gedaan worden of door de leidinggevende. Veelal put men haar bevindingen uit het recente geheugen en zijn zaken van het begin van het jaar al weer vergeten. Wat was het resultaat? Wat heeft de medewerker weten te bereiken? Wat gebeurde er in deze periode? Hoe wenst u de resultaten te meten? Welke beoordelingsschaal wilt u gebruiken? De meeste softwareprogramma’s laten u kiezen. Heeft u een jaarlijkse, maandelijkse of een andere cyclus? Goede software kan het aan.  

2: De communicatie:

Het toepassen van de gewenste beoordelings-workflow is erg belangrijk voor een succesvolle implementatie. De software kan de communicatie vergemakkelijken door automatische reminders en aantekeningen. Het vervangt al het vroegere papierwerk zodat je nooit meer documenten kwijt raakt. Alle relevante documenten kunt u aan een persoonlijk file koppelen door ze simpelweg te “attachen”. U heeft alles direct bij de hand. Goede software houdt het hele proces op gang door email reminders te sturen. De afdeling HR kan zeer gemakkelijk de status van alle beoordelingen bekijken.

3: Doelen stellen en opvolgen:

Beoordelingssoftware zorgt er voor dat medewerkers een visueel inzicht krijgen in hun doelstellingen en de behaalde resultaten. De doelstellingen van de onderneming en de individuele doelstellingen zijn goed te combineren en dragen bij aan de groei van de onderneming en de persoon. Het helpt ook om te focussen op de belangrijkste doelstellingen van de onderneming door er bepaalde weegfactoren aan toe te voegen.

Zorg er voor dat doelen SMART worden geformuleerd. De software zorgt voor de juiste visualisatie, het hele jaar door.

4: Ontwikkelplan:

Het betrekken bij hun professionele ontwikkeling van de individuele medewerker werkt motiverend en helpt ze om beter te worden. Het traditionele papieren systeem heeft een erg korte halfwaardetijd. Je maakt een prima plan maar in de drukte van de dag vergeet je de afspraken en de motiverende waarde raakt verloren…. In een goed softwaresysteem kun je de voortgang interactief volgen waarmee de betrokkenheid van de medewerker en de leidinggevende gewaarborgd is.

Aan het eind van het jaar, als het bij de meeste ondernemingen weer tijd is voor de jaarlijkse salaris herziening beschikt u over goed gedocumenteerde personeelsfiles. De verdeling van het beschikbare quotum is nu veel objectiever te maken.

Zeker als u beschikt over een groot aantal personeelsleden is het mogelijk om gedetailleerde rapportages uit het systeem te halen. Dit verschaft u nuttige informatie.

Conclusie:

Een goed softwareprogramma kan uw onderneming heel veel opleveren op het gebied van ontwikkeling en beoordeling van uw medewerkers. Een bijkomend voordeel is dat goede software zorgt voor een goede documentatie van iemands prestaties. Bij disfunctioneren draagt dit bij aan de vorming van een goed dossier.      

Wat is het nut van een goed beoordelingsproces?

In deze tijden van bezuinigingen zijn er al veel arbeidsplaatsen verdwenen en de werkloosheid piekt tot ongekende hoogte. Veel bedrijven zijn noodgedwongen afgeslankt en “lean en mean” geworden. En nog, ingegeven door een weinig rooskleurig perspectief, zijn veel mensen niet zeker van hun baan op langere termijn. Er is een nieuw soort realisme aan het ontstaan en veel mensen tellen hun zegeningen. In het verleden was het switchen naar een andere werkgever een oplossing voor een mindere arbeidsrelatie of een beperkt perspectief. Nu blijft men vaker “hangen” ook al is de job niet helemaal wat men er van had verwacht. De onzekerheid van een nieuwe job, een nieuwe werkgever, andere collega’s en de onzekerheid van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd is vaak zwaarder wegend ten opzichte van de frustratie van een suboptimale job. Is het verlangen naar zekerheid een goede motivator? Dat kunt u zich terecht afvragen.


In tijden dat resultaten erg onder druk staan is het van groot belang om het maximale rendement uit de mensen te halen die op de payroll staan. Iedereen moet een tandje bijzetten om de resultaten te behalen. Maar voor mensen die niet goed op hun plaats zitten en het eigenlijk niet echt naar hun zin hebben is het extra moeilijk om meer te leveren. Afscheid nemen van elkaar is wel erg rigoureus en voor een werkgever een kostbare aangelegenheid. Daarnaast voor een werknemer een bron van onzekerheid. Daarom is het beter om er samen het beste van te maken. Klinkt makkelijk en aannemelijk maar hoe doe je dat dan?


Ga met elkaar in gesprek en blijf in gesprek. Soms is het mogelijk door met een paar kleine afspraken al heel veel te verbeteren. De sterkste motivator is “groei”, door ambitieuze doelstellingen neer te leggen die individueel op maat gesneden zijn is dat te realiseren. Spreek heel duidelijk af wat de wederzijdse verwachtingen zijn en leg deze vast, eenduidig en meetbaar. Door een goed beoordelingssysteem te implementeren binnen de organisatie kun je veel realiseren.


De belangrijkste doelen van het beoordelingsproces zijn ervoor te zorgen dat elke medewerker
een optimale bijdrage levert en tegelijkertijd werkt aan zijn eigen ontwikkeling.


Het beoordelingsproces heeft een aantal functies:


· Het is een instrument om afspraken en wederzijdse verwachtingen eenduidig vast te leggen;
· Het is een middel om medewerkers te motiveren en mede richting te geven aan hun werk;
· Het is een sturingsinstrument om doelstellingen te realiseren;
· Het is een handvat om (objectief) feedback te geven op het functioneren van medewerkers;
· Het is een stimulans om samen te werken en voorwaarden te scheppen om goed te kunnen functioneren en resultaten te bereiken;
· Het levert input om rechtvaardig te belonen

Er ontstaat op deze manier een continue verbetercultuur en geleidelijk kan de lat hoger. Dit heeft als effect dat resultaten haalbaar zijn die u eerder niet voor mogelijk hield en de individuele medewerker, ingegeven door het doormaken van groei, het goed naar haar/zijn zin heeft. En als u dan gaat voor een beoordelingssysteem doe het dan gelijk goed, makkelijk en betrouwbaar. Doe het gelijk digitaal, zorg voor de mogelijkheid van een zelfbeoordeling als basis, en maak het voor de leidinggevende manager werkbaar. De oplossing kunt u op www.inkrease.nl bekijken.

Beoordelen wordt leuk!

Een jaarlijks terugkerend ritueel in organisaties is het functioneringsgesprek. Maar is een dergelijk gesprek wel nodig? Waarom moeten we als medewerker en manager wachten op dat ene moment? Als de medewerker en manager elkaar spreken over het werk dan kan toch vaker het functioneren aan de orde komen? Laten we het aparte functioneringsgesprek afschaffen en met elkaar weer meer in gesprek gaan over hoe het dagelijks beter kan op het werk. Dat is veel effectiever, levert tijd op en vermijdt een hoop stress.

Deze opvatting las ik op een blog van Harry Huizing, een Interim-Manager. Als ik dit lees dan denk ik die man heeft gelijk….

Hoe gaat uw organisatie om met de medewerkers? Is het bij u ook een lastig fenomeen, dat beoordelen? In tijden dat “de bomen tot in de hemel” groeien kun je het als organisatie wellicht permitteren om het functioneren van de medewerkers minder nauwgezet te monitoren. Maar in tijden waar marges zo heftig onder druk staan is het van groot belang om goed in gesprek te blijven. Blijft het beoordelingsgesprek beperkt tot een jaarlijks ritueel dat meestal plaats vindt aan het eind van het jaar? Wat is eigenlijk het verschil tussen een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek? Houdt u wel een “contractgesprek” aan het begin van het jaar? Kortom, als organisatie is het tijd om het gehele proces goed neer te zetten waarmee feitelijk gewerkt word aan de infrastructuur van de onderneming.

Als consultant kom ik bij veel bedrijven over de vloer en het valt mij op dat de verschillen zeer groot zijn. Er zijn ondernemingen die de zaakjes heel goed op orde hebben; ze hebben een uitgekiende cyclus van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, leggen heel goed de doelstellingen vast. Men vraagt commitment van de individuele medewerker over de te behalen jaarresultaten en onderbouwen dit met een passend Persoonlijk Opleidings Programma( POP). Veelal wordt er gebruik gemaakt van uitstekende formulieren die op vaste tijden moeten worden ingevuld. Het enige wat ik dan kan bijdragen is het digitaliseren van het totale proces door de implementatie van Trakstar, de Employee Performance Software. Dit vervolmaakt het proces waarmee sneller, makkelijker en overzichtelijke gewerkt kan worden.

Aan de andere kant kom ik bedrijven tegen die NIETS hebben. Als je daar werkt krijg je te horen: nou; dit moet je doen en vooral veel succes er mee. Dit zijn vaak zeer resultaatgerichte ondernemingen waarbij ieder uur dat moet worden besteed aan de medewerkers wordt gezien als een verloren uur. Er is geen dossier, er ligt niets vast m.b.t. de gewenste output en doet iedereen maar wat. Het is dan ook niet vreemd dat medewerkers in zulke organisaties op drift raken en niet weten wat ze nou exact moeten “leveren”. Het verloop bij dit soort organisaties is over het algemeen veel groter.

Mijn advies:  neem nou eens de tijd om zaken te professionaliseren. Medewerkers voelen zich veel beter thuis in organisaties die dit soort processen goed regelen. Het commitment neemt dramatisch toe als je mensen betrekt bij dit soort fundamentele zaken. Als je weet waarop je afgerekend gaat worden en die criteria zijn Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Realistisch en Tijdsgebonden (SMART) geformuleerd dan kunnen mensen groeien, tot bloei komen en veel meer plezier hebben in het werk dat ze hebben.

Het begint allemaal met het formuleren van een missie en een visie. Hierin worden de strategie en de kernwaarden verwoord. Vanuit die kernwaarden, die een reflectie zijn van de manier waarop een onderneming zaken wenst te doen stel je de competenties vast die noodzakelijk zijn de doelstellingen te behalen. Vertaal vervolgens de strategie naar businessplannen, eventueel per afdeling of business unit. Die plannen vormen de uitgangspunten voor de individuele afspraken die je met de medewerker maakt. Hiermee kom je tot een proces om te meten of iemand de afgesproken bijdrage levert. Voorwaarde is wel dat afspraken eenduidig worden vastgelegd.  Voer dus met elke medewerker elk jaar een “contractgesprek” waarin de afspraken over de te behalen resultaten worden gemaakt. Vervolgens plan je gedurende het jaar minimaal twee voortgangsgesprekken om te zien waar iemand staat t.o.v. de doelstelling, waar hij/zij tegen aanloopt en bespreek ontwikkelpunten. Dit gesprek heeft het karakter van een functioneringsgesprek waar nadrukkelijk plaats is voor dialoog. Zo blijf je in gesprek met elkaar en kan het niet zo zijn dat het afsluitende beoordelingsgesprek veel verrassingen kent. Het beoordelingsgesprek heeft niet het karakter van een dialoog maar is de beoordeling van de medewerker door de leidinggevende.  Door zaken die gedurende het jaar gebeuren (digitaal) vast te leggen voorkom je dat er uitsluitend vanuit het korte termijn geheugen geput wordt als de beoordeling geschiedt.

In conclusie: haal meer rendement uit uw Human Capital door het goed regelen van dit soort processen.  

Beoordelen wordt leuk! 

P.S. Wellicht een minder positieve motivatie maar ook voor het opbouwen van een dossier voor niet goed presterende medewerkers zijn dit soort stappen van groot belang.