Performance management is een proces dat de
link legt tussen de doelstellingen en de strategie enerzijds en anderzijds de
benodigde prestatie van de medewerkers ( individueel en in teamverband) met als
doel de effectiviteit van een organisatie te verbeteren. Performance management
is gefocust op processen zoals planning en voorspellingen. Het helpt bedrijven
efficiënt gebruik te maken van hun financiële, materiële en hun menselijke
resources.
Het is een proces dat betrekking heeft op de
lijnmanagers en de personen die direct aan hen rapporteren, die gezamenlijk op
zoek gaan naar doelstellingen die direct gelieerd zijn met de ondernemingsdoelstellingen. Het
resultaat van de gedefinieerde en vastgelegde doelstellingen vormt de
prestatieverwachting die later gebruikt wordt om de daadwerkelijke resultaten
te meten tijdens de beoordeling.
Performance management is dé manier om controle
te krijgen over wat er moet gebeuren op alle niveaus in een organisatie. Door
de resultaten te meten is te zien of de zaken zijn uitgevoerd zoals
afgesproken. Als dit niet het geval is kijk dan wat de oorzaak is en neem
maatregelen om dit wel waar te maken.
Het Performance management proces bestaat uit
4 onderdelen:
1.
Performance Planning: kom tot een
overeenkomst over de verwachtingen. Spreek af wat de minimale standaard is en
hoe de prestatie wordt gemeten. Zorg voor SMART processen.
2.
Manage de performance:
a.
Verzorg coaching en training
b.
Zorg dat regels, procedures er
voor zorgen dat de prestaties haalbaar zijn en deze niet in de weg zitten
c.
Zorg dat er een positief klimaat
heerst (motiverend)
d.
Zorg dat de mogelijkheden er zijn
om goed te presteren ( tools, tijd, ondersteuning) en de afgesproken resultaten
te behalen
3.
Beoordeel de prestatie: zorg voor
objectieve feedback.
4.
Beloon de persoon voor de bijdrage
die geleverd is.
Laten we eens bekijken wat er gedaan moet
worden in elke fase van de Performance Management Cyclus:
Fase 1: de planning: Discussieer met elkaar
welke meetcriteria er worden afgesproken. Denk hierbij aan doelstellingen, Key
Performance Indicators, benodigde competenties en kom dit met elkaar overeen. Bespreek
dit in een persoonlijk onderhoud en leg deze vervolgens vast. Maak hier een
formeel document van en toon wederzijds commitment voor het behalen van deze
resultaten. De gewenste prestaties kunnen op individuele basis worden
afgesproken maar ook voor een heel team.
Fase 2: het managen van de prestatie, dus
tijdens de uitvoering van het proces. De uitvoering ligt in handen van de
medewerker(of het team) waarbij de lijnmanager ondersteuning verleent. Die
ondersteuning kan bestaan uit het coachen, begeleiden, het zorgen voor goede
tools, het oplossen van obstakels die op de weg komen, etc. De lijnmanager meet
de prestaties en voert, daar waar nodig, correcties uit. De manager motiveert, ondersteunt, versterkt
en zorgt voor de juiste werksfeer.
Fase 3: Het beoordelen van de prestatie.
Tijdens deze formele setting wordt bezien of de afgesproken prestaties zijn
behaald. Om maximaal commitment te verkrijgen voor de te leveren prestatie is
het in dit stadium goed om de individuele werknemer zelf het bewijs aan te
laten leveren voor de geleverde prestatie. Hiervoor moet de medewerker in de
gelegenheid worden gesteld door tijdens de uitvoering van het proces
aantekeningen te maken in zijn persoonlijke file. Hiermee ontstaat een
bottom-up proces en sluit een onderneming meer aan bij de hedendaagse manier
van management.
Fase 4: het belonen van de geleverde
prestatie. Uit onderzoek blijkt dat het doormaken van persoonlijke groei één
van de meest motiverende factoren is voor een mens. Door in de eerste fase van
het proces (de performance planning) goed na te denken over de te behalen
prestatie en deze individueel te bepalen kan er een geweldige groei
waarneembaar zijn. Essentieel is om erkenning uit te spreken voor de prestatie
en stil te staan bij de gerealiseerde groei. Welke gevolgen de prestatie heeft
voor het salaris, de bonus of de incentive is uiteraard per bedrijf of
instelling verschillend.
Wat zijn nou de voordelen van een goede
Performance Cyclus?
·
Het dient als vehiculum voor de
implementatie van de doelstellingen die een organisatie heeft
·
Het onderstreept en integreert de
doelstellingen en de Key Performance Indicators die een organisatie heeft, op
alle niveaus en dwars door de organisatie heen. Op deze manier werkt iedereen
naar de gewenste resultaten toe. Alle neuzen staan dezelfde kant op.
·
Het is met een goed performance
cyclus mogelijk om een organisatie te creëren waar een cultuur ontstaat
waarbinnen men zich continue wenst te verbeteren. Zeker bij organisaties die
zich moeten veranderen door de andere marktomstandigheden is dit een te
prefereren situatie.
·
De kwaliteit en de efficiency van een
organisatie neemt toe waarmee de behoefte van de klant beter kan worden
vervuld.
·
Medewerkers weten waar ze aan toe
zijn, wat er van hen verwacht wordt. De standaard is gedefinieerd. Hiermee is
aan veel onduidelijkheid een einde gekomen. Daardoor is er minder stress en voedingsbodem
voor conflicten.
·
Beoordelen is hiermee objectiever.
Er is minder sprake van persoonlijke invulling door de lijnmanager. Door SMART
te meten is er minder willekeur.
·
Belonen en presteren zijn veel
meer met elkaar verbonden. Hier gaat een stimulerende werking uit.
·
Een goed Performance Management
systeem is niet alleen een geweldige tool voor interne zaken maar geeft ook een
duidelijk signaal af op de arbeidsmarkt. Een goed Performance Management Proces
geeft blijk van goed werkgeverschap.
Dries Vinke, Management Consultant gericht op Performance Development, Inkrease BV
