Waar moet je op letten bij de aanschaf van beoordelingssoftware?

10 belangrijke punten om op te letten als je op zoek bent naar een digitaal beoordelingssysteem

Veel ondernemingen en instellingen zijn toe aan het digitaliseren van het beoordelingssysteem en overwegen de stap te wagen naar een online performance managementtool. Op zoek gaan naar een systeem om medewerkers te kunnen beoordelen is een tijdsintensieve gebeurtenis. Er zijn inmiddels veel aanbieders maar hoe kan ik het “koren van het kaf” scheiden? Uiteraard wil je simpele, flexibele en zeker krachtige software. Maar waar moet ik nou op letten? Dit artikel zet de belangrijkste eisen op een rijtje.

1.     Volledig op maat te maken.

Hoe je nu ook beoordeelt, jouw wensen zijn het uitgangspunt. Software moet zich aan jou aanpassen en niet andersom. Zorg er voor dat je jouw specifieke wensen toegepast kunnen worden. Vaak is een beoordelingssysteem een reflectie van de cultuur van een organisatie en die “tone of voice” moet je terug kunnen vinden in het nieuwe systeem. Veelal is een zelfbeoordeling de basis.

2.     Doelstellingen op individuele basis mogelijk.
De stap wagen naar een digitaal beoordelingssysteem is vaak ook de stap wagen naar een digitaal
performance managementsysteem. Goede software helpt je met het stellen van doelen en
verwachtingen waarbij de verantwoordelijkheid bij de individuele medewerker blijft liggen. De
software interface moet het mogelijk maken dat je de doelstellingen kunt opvolgen, zien wat de
status is. Prettig is het als je middels emailreminders wordt ondersteund. Sommige systemen maken
het mogelijk om company-brede doelstellingen in te voeren en die te volgen zodat de
ondernemingsstrategie qua implementatie te volgen is.

3.     De mogelijkheid om constant notities te maken.

De grote kracht van een digitaal beoordelingssysteem is dat het proces veranderd in een constant proces. Dus niet meer alleen aan het eind van het jaar maar het hele jaar door. Je ziet ontwikkelingen in softwareprogramma’s die lijken op een social media website zoals Facebook. Beoordelen min of meer “social” waar feedback door collega’s ontvangen wordt. Als je een systeem gaat aanschaffen verzeker je dan van het feit dat het op een eenvoudige manier mogelijk is om op een laagdrempelige manier feedback te geven.

4.     Krachtig, flexibel en gebruiksvriendelijk.

Zeker als Administrator van het systeem wil je software dat in staat is met je mee te groeien en ook in de nabije toekomst nog bij de organisatie past. Verzeker je van het feit dat het performance management systeem eigenschappen heeft die het mogelijk maken aan jouw eisen te voldoen, ook in de toekomst. Het moet eenvoudig zijn om zaken aan te passen, bijvoorbeeld in “bulk” zodat het weinig tijd kost.

5.     De mogelijkheid om feedback van anderen te krijgen

Niet iedereen gebruikt een 360 graden feedback methode. Het kan een geweldige bron van informatie zijn van “peers” en andere managers. Kan het systeem dit aan? Kan de feedback ook anoniem gegeven worden? Is er een limiet aan het aantal respondenten? Kun je zelf bepalen op welke vragen je antwoord wil hebben? Bestaat de mogelijkheid om ook feedback van mensen buiten de organisatie te krijgen, van klanten bijvoorbeeld?

6.     Neem geen genoegen met een lelijke interface!
Accepteer geen lelijke, verwarrende interface…. Verzeker je van het feit dat de software intuïtief te
bedienen is. Vraag om een proef acccount om zelf te ervaren hoe het werkt. Ontdek de “look and
feel” van de software. Uw medewerkers en managers zullen u er dankbaar voor zijn.

7.     Training en implementatie volledig op maat

Omdat u software zoekt die geheel op maat te maken is en die in lijn is met jouw bedrijfscultuur heb je vast en zeker advies nodig. Zorg dat u een aanbieder kiest die een grote expertise heeft op het gebied van performance management en de implementatie van dit soort software. Dus zoek een aanbieder die met u mee denkt en begrijpt wat u nodig heeft. Zorg er voor dat de aanbieder de trainingen ook voor u opneemt zodat u nieuwe medewerkers die later in dienst treden ook kunt trainen.

8.     Klantenservice en documentatie
Wellicht heeft u hulp nodig! Verzeker u van het feit dat de aanbieder u kan helpen d.m.v. persoonlijk
contact of de mogelijkheid bestaat om per mail vragen te stellen. Zorg er voor dat service all
inclusive is want niemand wordt gelukkig van verborgen kosten. Zorg dat er support artikelen
(video’s of tutorials) beschikbaar zijn waar u op terug kunt vallen. Goede aanbieders zorgen voor
constante educatie d.m.v webinars, white papers e.d.

9.     Veiligheid
De laatste tijd is er veel te doen omtrent de veiligheid van de data. Zorg er voor dat de data die in de
cloud is opgeslagen wordt gehost door een aanbieder die “state-of-the-art werkt en de hoogst
mogelijke services en veiligheid nastreeft. Denk hierbij aan encrypted data en data die op meerdere
servers staat. Vraag om certificaten om de hoogste standaard te bewijzen.

10.  Rapportages

Online beoordelen heeft grote voordelen! Uw heeft alle gegevens bij elkaar waarmee u deze data kunt gebruiken om te analyseren. Zorg er voor dat u makkelijk bij uw data kunt. Goede software moet het mogelijk maken om belangrijke trends uit de gegevens te halen. Deze data moet u kunnen delen en makkelijk kunnen verwerken en er grafisch ook nog eens goed uit zien.