Trakstar software helpt met beoordelingsproces.

18 september 2013 Consultancy.nl

Blijf met uw medewerkers in gesprek over hun functioneren, het hele jaar door.

In de praktijk blijkt dat veel ondernemingen functioneringsgesprekken houden aan het eind van het kalenderjaar. Juist in deze drukke periode waar de “eindejaarsspurt” is ingezet en de agenda al volgelopen is vormt het beoordelen van de medewerkers een forse belasting. Een tijdrovend en geestdodend proces, zeker als je als manager een forse “span of control” hebt. Al die formulieren die moeten worden ingevuld, al die gesprekken waarin de hele lijst moet worden afgewerkt ook al weet je de uitkomst al. En hoe zat dat ook al weer met medewerker X? Wat was er in het voorjaar exact voorgevallen? Waar heb ik dat file toch van medewerker Y? Oeps… Ik zie hier op het beoordelingsformulier van vorig jaar dat we bepaalde afspraken helemaal vergeten zijn… Herkenbaar?

Als het beoordelen van de medewerkers op deze manier wordt toegepast dan doet u uw organisatie en uw medewerkers wellicht ernstig tekort.

Trakstar
Door het beoordelingsproces anders in te richten en te digitaliseren is het mogelijk om veel meer betrokkenheid van alle partijen te verkrijgen. Er zijn veel softwareprogramma’s beschikbaar om u daarin te ondersteunen. Een voorbeeld van een dergelijk programma (Trakstar) komt uit de US en wordt daar al bij meer dan 700 grote ondernemingen toegepast. Trakstar is sinds kort ook in Nederland beschikbaar.

Met deze software is het mogelijk om het functioneren en presteren van de medewerkers constant bij te houden. Het is mogelijk om snel en duidelijk doelen stellen voor de medewerkers. De medewerkers ontvangen ontwikkeltips over de competenties waarop ze beoordeeld worden, waardoor hun talenten ten volle benut worden.

Omdat de medewerkers altijd toegang hebben tot hun persoonlijke profiel, weten ze altijd exact wat er van ze verwacht wordt. De afspraken die onderling gemaakt zijn worden gedocumenteerd. Ook de leidinggevenden hebben zo altijd een actueel overzicht over wat ze met wie hebben afgesproken. Doordat er duidelijke afspraken gemaakt worden en deze altijd inzichtelijk zijn, verkleint zo de kans op verloop van personeel binnen een organisatie.

Met deze software wordt in kaart gebracht hoe specifieke taken bijdragen aan de bredere doelstellingen van de onderneming. Zo zien medewerkers dat hun werk resultaat oplevert. Door dit transparant te maken raken de medewerkers betrokken bij de organisatie en zijn ze gemotiveerder in hun werk mede doordat het proces voorziet in een zelfbeoordeling. Naast de vereiste competenties die binnen de onderneming worden gesteld, kunnen ook persoonlijke doelstellingen in kaart worden gebracht.

Beoordelingsproces
Door de aantekeningen die het jaar door genomen worden en door duidelijk gedefinieerde beoordelingsschalen wordt het beoordelingsproces een stuk objectiever en beter onderbouwd. De beoordeling komt niet meer neer op wat blijft hangen in het korte termijngeheugen, maar de prestaties gedurende het jaar worden gedocumenteerd en gestructureerd weergegeven. Daarnaast ontvangen zowel de werknemer als de manager op tijd e-mail notificaties om beoordelingen te schrijven. Hierdoor is de beoordeling niet meer een last, maar juist een waardevolle tool om het human capital te optimaliseren.

Een artikel van Dries Vinke, Directeur bij Inkrease, authorized reseller van Trakstar in Nederland.