Pas de Performance Cyclus aan. Tijd voor een (r)evolutie!

Er is veel te lezen over het traditionele beoordelingsgesprek passend bij de traditionele performance cyclus. Alhoewel de term “performance cyclus” een te mooie weergave is van de manier waarop sommige bedrijven en instellingen de zaken hebben geregeld op dit gebied. Een performance cyclus suggereert dat er een begin en een eind aan zit en daar tussen van alles geregeld is. Dat valt nogal tegen bij vele bedrijven en instellingen. Daar is nog een geweldige verbeterslag te maken waarmee grote stappen voorwaarts te zetten zijn. Eigenlijk onbegrijpelijk in tijden waar er toch maximale efficiency noodzaak is.

Het getuigt van goed werkgeverschap dat bedrijven en instellingen dit proces goed hebben geregeld. Het belangrijkste “bezit” van een bedrijf is toch vaak het Human Capital en daar moet je zuinig op zijn. Als werkgever moet je de verplichting voelen om daar het maximale uit te halen, enerzijds vanwege de te behalen resultaten en anderzijds omdat je jouw medewerkers iets wil bieden waardoor je ze weet te binden en te boeien. Weet dat de meest motiverende factor voor een werknemer het doormaken van groei is. Dit geeft een enorme boost aan het zelfvertrouwen en vaak ook aan de te behalen resultaten. Top performers bij een organisatie zitten vaak goed in hun flow en behalen ogenschijnlijk met een speels gemak resultaten. Hoe kan dit toch? Waarom doet de ene werknemer het wel goed en de andere niet? Hoe geweldig zou het zijn als er meer medewerkers zo goed presteren! Daarom is het zaak om een virtuele touwladder te bieden waaraan de medewerker zich omhoog kan werken binnen de huidige functie. Vandaar dat een goed geregelde Performance Cyclus van eminent belang is. Een goede beoordelingscyclus zorgt ervoor dat inzet, enthousiasme en kracht van de mensen in de organisatie maximaal worden benut. 

De performance cyclus

De performance cyclus heeft als doelstelling om het functioneren van de medewerkers en de doelstellingen van een organisatie op elkaar af te stemmen.

1.  Het proces begint met een goede functieomschrijving. Een functieomschrijving is een weergave van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor een bepaalde functie.
2. Het formuleren van de doelstellingen. Welke resultaten gaat de individuele werknemer de komende periode (jaar?) behalen?
3. Over welke competenties dient de medewerker te beschikken? Zijn deze in voldoende mate aanwezig?
4. POP = Persoonlijk Ontwikkel Plan. Op welke wijze moet/wil de medewerker zich ontwikkelen?
5. Voortgangsgesprek. Tussentijdse evaluatie om te bezien of de medewerker op het goede spoor zit. Dit is de mogelijkheid om zaken bij te sturen.
6. Het beoordelingsgesprek. 

Hoewel de bovengenoemde cyclus, mits goed ingericht aantoonbaar goede resultaten heeft gegenereerd is het opvallend dat er toch voldoende op aan te merken is. Dat blijkt uit een onderzoek gedaan door de Human Capital Group. Die hebben dit traditionele proces onderzocht en het blijkt dat ongeveer de helft van de beoordelingsgesprekken niet die positieve energie en de bijbehorende resultaten oplevert. En dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.

De conclusie van dit onderzoek laat zien dat het tijd is voor een (r)evolutie. Een aanpassing van de Performance Cyclus is op zijn plaats! Zeker de generatie “Z” wil op een andere manier worden aangestuurd. Ook dat blijkt uit literatuur. Deze generatie wil zich 100% inzetten en commitment afgeven maar alleen als ze voor een organisatie werken waar goede ontwikkelingsmogelijkheden liggen en een daarbij passende (eerlijke) beloning wordt geboden. Ook blijkt dat ze de regie hiervoor in eigen hand willen houden en de verantwoordelijkheid voor het eigen functioneren willen dragen.

Dus tijd voor een verandering: pas de cyclus aan door het fenomeen functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken niet langer te hanteren. Want in de klassieke setting is een  functioneringsgesprek een dialoog waarbij de beoordeelde en de beoordelaar met elkaar in gesprek gaan. En een functioneringsgesprek is een monoloog waarbij de beoordelaar aan het woord is. Dat past niet meer en is achterhaald.

Om het proces aan te passen naar de eisen van deze tijd is het goed om de medewerker de regie te geven en zal die in de loop van het jaar zelf zijn bewijsmateriaal aanleveren om aan te tonen dat de afgesproken doelstellingen zijn behaald. De beoordelaar zal het materiaal toetsen, kritische vragen stellen en het resultaat beschouwen. Een monoloog is dan ook niet van toepassing. Een voortgangsgesprek kan altijd worden gevoerd op elk gewenst tijdstip. Dus geen “top-down” maar een “bottom-up” proces. Dus het blijft zaak om de performance cyclus goed in te richten maar vanuit het oogpunt van eigen verantwoordelijkheid is het goed het proces aan te passen.

De nieuwe performance cyclus ziet er dan als volgt uit:

Hierbij is er dus sprake van een samenvoeging van het voortgangsgesprek en het beoordelingsgesprek. Dat hoeft niet perse één gesprek te zijn en kan bestaan uit meerdere momenten. De ene keer is het een voortgangsbespreking en de andere keer een beoordeling.  De cyclus zal opnieuw beginnen na het beoordelingsgesprek.

Tijd voor het “nieuwe beoordelen”.