Wat is Performance Management?

Performance management is een proces dat de link legt tussen de doelstellingen en de strategie enerzijds en anderzijds de benodigde prestatie van de medewerkers ( individueel en in teamverband) met als doel de effectiviteit van een organisatie te verbeteren. Performance management is gefocust op processen zoals planning en voorspellingen. Het helpt bedrijven efficiënt gebruik te maken van hun financiële, materiële en hun menselijke resources.

Het is een proces dat betrekking heeft op de lijnmanagers en de personen die direct aan hen rapporteren, die gezamenlijk op zoek gaan naar doelstellingen die direct gelieerd  zijn met de ondernemingsdoelstellingen. Het resultaat van de gedefinieerde en vastgelegde doelstellingen vormt de prestatieverwachting die later gebruikt wordt om de daadwerkelijke resultaten te meten tijdens de beoordeling.

Performance management is dé manier om controle te krijgen over wat er moet gebeuren op alle niveaus in een organisatie. Door de resultaten te meten is te zien of de zaken zijn uitgevoerd zoals afgesproken. Als dit niet het geval is kijk dan wat de oorzaak is en neem maatregelen om dit wel waar te maken.

Het Performance management proces bestaat uit 4 onderdelen:

  

1.     Performance Planning: kom tot een overeenkomst over de verwachtingen. Spreek af wat de minimale standaard is en hoe de prestatie wordt gemeten. Zorg voor SMART processen.

2.     Manage de performance:

a.     Verzorg coaching en training

b.     Zorg dat regels, procedures er voor zorgen dat de prestaties haalbaar zijn en deze niet in de weg zitten

c.      Zorg dat er een positief klimaat heerst (motiverend)

d.     Zorg dat de mogelijkheden er zijn om goed te presteren ( tools, tijd, ondersteuning) en de afgesproken resultaten te behalen

3.     Beoordeel de prestatie: zorg voor objectieve feedback.

4.     Beloon de persoon voor de bijdrage die geleverd is.

Laten we eens bekijken wat er gedaan moet worden in elke fase van de Performance Management Cyclus:

Fase 1: de planning: Discussieer met elkaar welke meetcriteria er worden afgesproken. Denk hierbij aan doelstellingen, Key Performance Indicators, benodigde competenties en kom dit met elkaar overeen. Bespreek dit in een persoonlijk onderhoud en leg deze vervolgens vast. Maak hier een formeel document van en toon wederzijds commitment voor het behalen van deze resultaten. De gewenste prestaties kunnen op individuele basis worden afgesproken maar ook voor een heel team.

Fase 2: het managen van de prestatie, dus tijdens de uitvoering van het proces. De uitvoering ligt in handen van de medewerker(of het team) waarbij de lijnmanager ondersteuning verleent. Die ondersteuning kan bestaan uit het coachen, begeleiden, het zorgen voor goede tools, het oplossen van obstakels die op de weg komen, etc. De lijnmanager meet de prestaties en voert, daar waar nodig, correcties uit.  De manager motiveert, ondersteunt, versterkt en zorgt voor de juiste werksfeer.

Fase 3: Het beoordelen van de prestatie. Tijdens deze formele setting wordt bezien of de afgesproken prestaties zijn behaald. Om maximaal commitment te verkrijgen voor de te leveren prestatie is het in dit stadium goed om de individuele werknemer zelf het bewijs aan te laten leveren voor de geleverde prestatie. Hiervoor moet de medewerker in de gelegenheid worden gesteld door tijdens de uitvoering van het proces aantekeningen te maken in zijn persoonlijke file. Hiermee ontstaat een bottom-up proces en sluit een onderneming meer aan bij de hedendaagse manier van management.

Fase 4: het belonen van de geleverde prestatie. Uit onderzoek blijkt dat het doormaken van persoonlijke groei één van de meest motiverende factoren is voor een mens. Door in de eerste fase van het proces (de performance planning) goed na te denken over de te behalen prestatie en deze individueel te bepalen kan er een geweldige groei waarneembaar zijn. Essentieel is om erkenning uit te spreken voor de prestatie en stil te staan bij de gerealiseerde groei. Welke gevolgen de prestatie heeft voor het salaris, de bonus of de incentive is uiteraard per bedrijf of instelling verschillend.

Wat zijn nou de voordelen van een goede Performance Cyclus?

·      Het dient als vehiculum voor de implementatie van de doelstellingen die een organisatie heeft

·      Het onderstreept en integreert de doelstellingen en de Key Performance Indicators die een organisatie heeft, op alle niveaus en dwars door de organisatie heen. Op deze manier werkt iedereen naar de gewenste resultaten toe. Alle neuzen staan dezelfde kant op.

·      Het is met een goed performance cyclus mogelijk om een organisatie te creëren waar een cultuur ontstaat waarbinnen men zich continue wenst te verbeteren. Zeker bij organisaties die zich moeten veranderen door de andere marktomstandigheden is dit een te prefereren situatie.  

·       De kwaliteit en de efficiency van een organisatie neemt toe waarmee de behoefte van de klant beter kan worden vervuld.

·      Medewerkers weten waar ze aan toe zijn, wat er van hen verwacht wordt. De standaard is gedefinieerd. Hiermee is aan veel onduidelijkheid een einde gekomen. Daardoor is er minder stress en voedingsbodem voor conflicten.

·      Beoordelen is hiermee objectiever. Er is minder sprake van persoonlijke invulling door de lijnmanager. Door SMART te meten is er minder willekeur.

·      Belonen en presteren zijn veel meer met elkaar verbonden. Hier gaat een stimulerende werking uit.

·      Een goed Performance Management systeem is niet alleen een geweldige tool voor interne zaken maar geeft ook een duidelijk signaal af op de arbeidsmarkt. Een goed Performance Management Proces geeft blijk van goed werkgeverschap.

     Dries Vinke, Management Consultant gericht op Performance Development, Inkrease BV