Andere tijden vragen om andere Managers,

Is het u ook opgevallen dat het helemaal geen taboe meer is om te praten over de zachte kanten van het werk? Vele artikelen op Linkedin en de andere social media staan bol over de verhalen over “Happiness”.

Ik ga al heel wat jaren mee in het managersvak. Begin jaren 80 was het absoluut not-done om over onderwerpen zoals werkgeluk en dergelijke zaken te praten. Hard werken en niet zeuren was het devies. Managers waren horken en hadden het empatisch vermogen van een lantaarnpaal. Dat was niet belangrijk. Cijfers, daar ging het om. Geen aandacht voor de zachte kant, dat was voor mietjes. Ik heb echt mee gemaakt dat in de organisatie waar ik werkte gewoon niet naar de mens gekeken werd. Daar werden mensen benoemd op cruciale posities zonder enige vaardigheden op het menselijke vlak. Dat het contra-productief werkte daar was geen aandacht voor.  

Hoe anders is het nu. Gelukkig heeft men het besef gekregen dat je veel meer rendement uit het Human Capital kunt halen als je de medewerker fatsoenlijk behandelt en aandacht hebt voor de mens achter de medewerker. Dat heeft ook te maken met een verschuiving die ontstaat doordat de jeugdige medewerker heel anders naar werk kijkt. Mijn generatie was/is van de emolumenten: wij wilden onze prestatie af kunnen lezen in weer een grotere lease-auto, een salarisverhoging en een promotie. Nu staat “happiness” heel hoog op de prioriteitenlijst en komt een medewerker pas in actie als hij/zij ziet dat er ruimte is voor dit soort zaken. Even generaliseren: men wil wel werken maar alleen in een prettige omgeving. Ik ben er blij mee dat de jeugd ons hier het voorbeeld geeft

Als je er voor open staat dan kun je heel veel lezen over “ondernemend geluk” want daar praten we feitelijk over. De tijd die je krijgt hier op deze aardbol hoeft heus niet alleen maar leuk te zijn maar het is wel geweldig dat we bewust zijn van die factoren die ons een gelukkiger mens maken. Een medewerker die goed in zijn/haar vel zit is tot veel meer in staat dan iemand die ongelukkig is op de werkvloer. Aandacht voor het individu loont. Een professionele organisatie past ook haar Performance Cyclus aan op deze behoefte. Het beoordelen 1.0 maakt plaats voor Het Nieuwe Beoordelen. De medewerker voert zelf de regie over haar eigen functioneren en speelt een actieve rol in het proces. Gedurende het jaar maakt de medewerker aantekeningen in het eigen file en de cyclus wordt afgesloten met een zelfbeoordeling. De manager is daarna aan zet en de beide beoordelingen worden met elkaar vergeleken. Omdat er gedurende het jaar aantekeningen zijn gemaakt en die terug te lezen zijn in het persoonlijke file van de medewerker is de conclusie dan ook veel beter gedocumenteerd en is het niet uitsluitend gebaseerd op de bevindingen van de laatste weken.

Managers moeten dus oog hebben voor de individuele behoefte van de medewerker. Dat vraagt hele andere vaardigheden en ik durf me dan ook hard op af te vragen of organisaties wel open staan voor de vervanging van de “Old School” manager die geen oog heeft voor het Human Capital op deze manier.   

Competentiegenerator gratis beschikbaar!

Volgens Wikipedia is een competentie een ontwikkelbaar vermogen van mensen waarmee ze in voorkomende situaties adequaat, gemotiveerd, proces- en resultaatgericht kunnen handelen.

Waarom zou u met Competenties gaan werken binnen uw organisatie? Feitelijk maak je hiermee een koppeling tussen de richting waar de organisatie naar toe gaat en de (gewenste) kwaliteiten van de medewerkers. In strategische zin is het dus van belang om uw strategische doelen hand in hand te laten lopen met het gewenste niveau van uw medewerkers. Het doel daarvan is dat medewerkers goed functioneren en dat ook blijven doen bij alle veranderingen en ontwikkelingen die zowel zijzelf als de organisatie meemaken en doormaken. Het is dus een dynamisch gegeven, met de ontwikkeling van competenties ben je nooit klaar.

Alles wat een mens bezit en geleerd heeft aan bekwaamheden: kennis, opvattingen en persoonlijkheidskenmerken komen tot uiting in gedrag. Dat min of meer als het “topje van de ijsberg” waarneembaar is voor de omgeving. Competenties zijn te beschrijven als ‘het vermogen van een beroepsbeoefenaar om effectief te presteren in een bepaald type taaksituatie of probleemsituatie’. Een competentie is een combinatie van expertise en gedrag.

In lijn met de missie en de visie van een bedrijf is het mogelijk om een aantal generieke competenties voor alle medewerkers te kiezen. Stel dat in de missie prominent staat dat klantgerichtheid hoog in het vaandel staat dan zal dit in principe voor elke medewerker van toepassing zijn. Deze kerncompetentie komt dan terug in ieders functieprofiel. Zo zijn er ook functiegebonden en afdelingsgebonden competenties zodat elke functie haar specifieke competenties kent.

In de literatuur staan verschillende aantallen competenties beschreven die per functie dienen te worden gekozen. Het advies is echter om een top 8 te maken van de belangrijkste competenties van de functie, de competenties die u het hardst nodig hebt voor succes! Welke?

Inkrease maakt het makkelijk voor u! Onze competentiegenerator is online beschikbaar. Op www.competentiegenerator.nl staat een geweldig programma waarmee u in een handomdraai de gewenste competenties kunt uitkiezen. U ontvangt een gedetailleerd rapport dat direct wordt gegenereerd. 

Deze service bieden wij u graag aan!

Beoordelen is per definitie willekeurig, subjectief en oneerlijk!

Als uw werknemers zo denken over het beoordelingsproces van uw onderneming dan is het hoog tijd daar verandering in aan te brengen! Zeker als u gebruik maakt van een verouderd beoordelingssysteem. Het is niet realistisch te veronderstellen dat je dit soort negatieve associaties volledig kunt laten verdwijnen, maar het implementeren van beoordelingssoftware zal zeker een verbetering zijn van de manier waarop uw onderneming om gaat met de beoordelingen.

Beoordelingsprocessen op papier kosten u heel veel tijd. Veel medewerkers vullen ze in omdat het moet maar weinigen hebben het idee dat het bijdraagt aan de ontwikkeling van hun carrière. Als u dit proces vertaalt naar een digitale oplossing door beoordelingssoftware te implementeren dan ligt de weg naar succes voor de medewerkers en daarmee voor de onderneming zichtbaar open. Laat duidelijk zijn dat het aanschaffen van een softwareprogramma u als onderneming alleen verder helpt als u er daadwerkelijk wat mee gaat doen. Door een zorgvuldige inrichting van de software kunt u grote stappen voorwaarts maken. Er zijn tegenwoordig programma’s die geheel op maat te maken zijn voor uw onderneming, die recht doen aan de manier waarop u wenst dat er met medewerkers om gegaan wordt. Het inrichten kost wel even wat tijd maar dan heb je ook wat!  

Ga met elkaar in gesprek en blijf in gesprek. Soms is het mogelijk door met een paar kleine afspraken al heel veel te verbeteren. De sterkste motivator is “groei”, door ambitieuze doelstellingen neer te leggen die individueel op maat gesneden zijn is dat te realiseren. Spreek heel duidelijk af wat de wederzijdse verwachtingen zijn en leg deze vast, eenduidig en meetbaar. Door een goed beoordelingssysteem te implementeren binnen de organisatie kun je veel realiseren

Een goed beoordelingsprogramma heeft de volgende functies:

1.     Het reflecteert het beoordelingsproces van de onderneming

2.     Het zorgt voor duidelijk communicatie

3.     Je kunt SMART doelen stellen en opvolgen

4.     Het zorgt voor een individueel ontwikkelingsplan

1: Het beoordelingsproces:

U heeft alle informatie bij de hand voor het beoordelen van een medewerker omdat het mogelijk is gedurende het lopende jaar aantekeningen toe te voegen aan het persoonlijke file. Dit kan door de medewerker zelf gedaan worden of door de leidinggevende. Veelal put men haar bevindingen uit het recente geheugen en zijn zaken van het begin van het jaar al weer vergeten. Wat was het resultaat? Wat heeft de medewerker weten te bereiken? Wat gebeurde er in deze periode? Hoe wenst u de resultaten te meten? Welke beoordelingsschaal wilt u gebruiken? De meeste softwareprogramma’s laten u kiezen. Heeft u een jaarlijkse, maandelijkse of een andere cyclus? Goede software kan het aan.  

2: De communicatie:

Het toepassen van de gewenste beoordelings-workflow is erg belangrijk voor een succesvolle implementatie. De software kan de communicatie vergemakkelijken door automatische reminders en aantekeningen. Het vervangt al het vroegere papierwerk zodat je nooit meer documenten kwijt raakt. Alle relevante documenten kunt u aan een persoonlijk file koppelen door ze simpelweg te “attachen”. U heeft alles direct bij de hand. Goede software houdt het hele proces op gang door email reminders te sturen. De afdeling HR kan zeer gemakkelijk de status van alle beoordelingen bekijken.

3: Doelen stellen en opvolgen:

Beoordelingssoftware zorgt er voor dat medewerkers een visueel inzicht krijgen in hun doelstellingen en de behaalde resultaten. De doelstellingen van de onderneming en de individuele doelstellingen zijn goed te combineren en dragen bij aan de groei van de onderneming en de persoon. Het helpt ook om te focussen op de belangrijkste doelstellingen van de onderneming door er bepaalde weegfactoren aan toe te voegen.

Zorg er voor dat doelen SMART worden geformuleerd. De software zorgt voor de juiste visualisatie, het hele jaar door.

4: Ontwikkelplan:

Het betrekken bij hun professionele ontwikkeling van de individuele medewerker werkt motiverend en helpt ze om beter te worden. Het traditionele papieren systeem heeft een erg korte halfwaardetijd. Je maakt een prima plan maar in de drukte van de dag vergeet je de afspraken en de motiverende waarde raakt verloren…. In een goed softwaresysteem kun je de voortgang interactief volgen waarmee de betrokkenheid van de medewerker en de leidinggevende gewaarborgd is.

Aan het eind van het jaar, als het bij de meeste ondernemingen weer tijd is voor de jaarlijkse salaris herziening beschikt u over goed gedocumenteerde personeelsfiles. De verdeling van het beschikbare quotum is nu veel objectiever te maken.

Zeker als u beschikt over een groot aantal personeelsleden is het mogelijk om gedetailleerde rapportages uit het systeem te halen. Dit verschaft u nuttige informatie.

Conclusie:

Een goed softwareprogramma kan uw onderneming heel veel opleveren op het gebied van ontwikkeling en beoordeling van uw medewerkers. Een bijkomend voordeel is dat goede software zorgt voor een goede documentatie van iemands prestaties. Bij disfunctioneren draagt dit bij aan de vorming van een goed dossier.      

Wat is het nut van een goed beoordelingsproces?

In deze tijden van bezuinigingen zijn er al veel arbeidsplaatsen verdwenen en de werkloosheid piekt tot ongekende hoogte. Veel bedrijven zijn noodgedwongen afgeslankt en “lean en mean” geworden. En nog, ingegeven door een weinig rooskleurig perspectief, zijn veel mensen niet zeker van hun baan op langere termijn. Er is een nieuw soort realisme aan het ontstaan en veel mensen tellen hun zegeningen. In het verleden was het switchen naar een andere werkgever een oplossing voor een mindere arbeidsrelatie of een beperkt perspectief. Nu blijft men vaker “hangen” ook al is de job niet helemaal wat men er van had verwacht. De onzekerheid van een nieuwe job, een nieuwe werkgever, andere collega’s en de onzekerheid van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd is vaak zwaarder wegend ten opzichte van de frustratie van een suboptimale job. Is het verlangen naar zekerheid een goede motivator? Dat kunt u zich terecht afvragen.


In tijden dat resultaten erg onder druk staan is het van groot belang om het maximale rendement uit de mensen te halen die op de payroll staan. Iedereen moet een tandje bijzetten om de resultaten te behalen. Maar voor mensen die niet goed op hun plaats zitten en het eigenlijk niet echt naar hun zin hebben is het extra moeilijk om meer te leveren. Afscheid nemen van elkaar is wel erg rigoureus en voor een werkgever een kostbare aangelegenheid. Daarnaast voor een werknemer een bron van onzekerheid. Daarom is het beter om er samen het beste van te maken. Klinkt makkelijk en aannemelijk maar hoe doe je dat dan?


Ga met elkaar in gesprek en blijf in gesprek. Soms is het mogelijk door met een paar kleine afspraken al heel veel te verbeteren. De sterkste motivator is “groei”, door ambitieuze doelstellingen neer te leggen die individueel op maat gesneden zijn is dat te realiseren. Spreek heel duidelijk af wat de wederzijdse verwachtingen zijn en leg deze vast, eenduidig en meetbaar. Door een goed beoordelingssysteem te implementeren binnen de organisatie kun je veel realiseren.


De belangrijkste doelen van het beoordelingsproces zijn ervoor te zorgen dat elke medewerker
een optimale bijdrage levert en tegelijkertijd werkt aan zijn eigen ontwikkeling.


Het beoordelingsproces heeft een aantal functies:


· Het is een instrument om afspraken en wederzijdse verwachtingen eenduidig vast te leggen;
· Het is een middel om medewerkers te motiveren en mede richting te geven aan hun werk;
· Het is een sturingsinstrument om doelstellingen te realiseren;
· Het is een handvat om (objectief) feedback te geven op het functioneren van medewerkers;
· Het is een stimulans om samen te werken en voorwaarden te scheppen om goed te kunnen functioneren en resultaten te bereiken;
· Het levert input om rechtvaardig te belonen

Er ontstaat op deze manier een continue verbetercultuur en geleidelijk kan de lat hoger. Dit heeft als effect dat resultaten haalbaar zijn die u eerder niet voor mogelijk hield en de individuele medewerker, ingegeven door het doormaken van groei, het goed naar haar/zijn zin heeft. En als u dan gaat voor een beoordelingssysteem doe het dan gelijk goed, makkelijk en betrouwbaar. Doe het gelijk digitaal, zorg voor de mogelijkheid van een zelfbeoordeling als basis, en maak het voor de leidinggevende manager werkbaar. De oplossing kunt u op www.inkrease.nl bekijken.

Beoordelen wordt leuk!

Een jaarlijks terugkerend ritueel in organisaties is het functioneringsgesprek. Maar is een dergelijk gesprek wel nodig? Waarom moeten we als medewerker en manager wachten op dat ene moment? Als de medewerker en manager elkaar spreken over het werk dan kan toch vaker het functioneren aan de orde komen? Laten we het aparte functioneringsgesprek afschaffen en met elkaar weer meer in gesprek gaan over hoe het dagelijks beter kan op het werk. Dat is veel effectiever, levert tijd op en vermijdt een hoop stress.

Deze opvatting las ik op een blog van Harry Huizing, een Interim-Manager. Als ik dit lees dan denk ik die man heeft gelijk….

Hoe gaat uw organisatie om met de medewerkers? Is het bij u ook een lastig fenomeen, dat beoordelen? In tijden dat “de bomen tot in de hemel” groeien kun je het als organisatie wellicht permitteren om het functioneren van de medewerkers minder nauwgezet te monitoren. Maar in tijden waar marges zo heftig onder druk staan is het van groot belang om goed in gesprek te blijven. Blijft het beoordelingsgesprek beperkt tot een jaarlijks ritueel dat meestal plaats vindt aan het eind van het jaar? Wat is eigenlijk het verschil tussen een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek? Houdt u wel een “contractgesprek” aan het begin van het jaar? Kortom, als organisatie is het tijd om het gehele proces goed neer te zetten waarmee feitelijk gewerkt word aan de infrastructuur van de onderneming.

Als consultant kom ik bij veel bedrijven over de vloer en het valt mij op dat de verschillen zeer groot zijn. Er zijn ondernemingen die de zaakjes heel goed op orde hebben; ze hebben een uitgekiende cyclus van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, leggen heel goed de doelstellingen vast. Men vraagt commitment van de individuele medewerker over de te behalen jaarresultaten en onderbouwen dit met een passend Persoonlijk Opleidings Programma( POP). Veelal wordt er gebruik gemaakt van uitstekende formulieren die op vaste tijden moeten worden ingevuld. Het enige wat ik dan kan bijdragen is het digitaliseren van het totale proces door de implementatie van Trakstar, de Employee Performance Software. Dit vervolmaakt het proces waarmee sneller, makkelijker en overzichtelijke gewerkt kan worden.

Aan de andere kant kom ik bedrijven tegen die NIETS hebben. Als je daar werkt krijg je te horen: nou; dit moet je doen en vooral veel succes er mee. Dit zijn vaak zeer resultaatgerichte ondernemingen waarbij ieder uur dat moet worden besteed aan de medewerkers wordt gezien als een verloren uur. Er is geen dossier, er ligt niets vast m.b.t. de gewenste output en doet iedereen maar wat. Het is dan ook niet vreemd dat medewerkers in zulke organisaties op drift raken en niet weten wat ze nou exact moeten “leveren”. Het verloop bij dit soort organisaties is over het algemeen veel groter.

Mijn advies:  neem nou eens de tijd om zaken te professionaliseren. Medewerkers voelen zich veel beter thuis in organisaties die dit soort processen goed regelen. Het commitment neemt dramatisch toe als je mensen betrekt bij dit soort fundamentele zaken. Als je weet waarop je afgerekend gaat worden en die criteria zijn Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Realistisch en Tijdsgebonden (SMART) geformuleerd dan kunnen mensen groeien, tot bloei komen en veel meer plezier hebben in het werk dat ze hebben.

Het begint allemaal met het formuleren van een missie en een visie. Hierin worden de strategie en de kernwaarden verwoord. Vanuit die kernwaarden, die een reflectie zijn van de manier waarop een onderneming zaken wenst te doen stel je de competenties vast die noodzakelijk zijn de doelstellingen te behalen. Vertaal vervolgens de strategie naar businessplannen, eventueel per afdeling of business unit. Die plannen vormen de uitgangspunten voor de individuele afspraken die je met de medewerker maakt. Hiermee kom je tot een proces om te meten of iemand de afgesproken bijdrage levert. Voorwaarde is wel dat afspraken eenduidig worden vastgelegd.  Voer dus met elke medewerker elk jaar een “contractgesprek” waarin de afspraken over de te behalen resultaten worden gemaakt. Vervolgens plan je gedurende het jaar minimaal twee voortgangsgesprekken om te zien waar iemand staat t.o.v. de doelstelling, waar hij/zij tegen aanloopt en bespreek ontwikkelpunten. Dit gesprek heeft het karakter van een functioneringsgesprek waar nadrukkelijk plaats is voor dialoog. Zo blijf je in gesprek met elkaar en kan het niet zo zijn dat het afsluitende beoordelingsgesprek veel verrassingen kent. Het beoordelingsgesprek heeft niet het karakter van een dialoog maar is de beoordeling van de medewerker door de leidinggevende.  Door zaken die gedurende het jaar gebeuren (digitaal) vast te leggen voorkom je dat er uitsluitend vanuit het korte termijn geheugen geput wordt als de beoordeling geschiedt.

In conclusie: haal meer rendement uit uw Human Capital door het goed regelen van dit soort processen.  

Beoordelen wordt leuk! 

P.S. Wellicht een minder positieve motivatie maar ook voor het opbouwen van een dossier voor niet goed presterende medewerkers zijn dit soort stappen van groot belang.

Trakstar software helpt met beoordelingsproces.

18 september 2013 Consultancy.nl

Blijf met uw medewerkers in gesprek over hun functioneren, het hele jaar door.

In de praktijk blijkt dat veel ondernemingen functioneringsgesprekken houden aan het eind van het kalenderjaar. Juist in deze drukke periode waar de “eindejaarsspurt” is ingezet en de agenda al volgelopen is vormt het beoordelen van de medewerkers een forse belasting. Een tijdrovend en geestdodend proces, zeker als je als manager een forse “span of control” hebt. Al die formulieren die moeten worden ingevuld, al die gesprekken waarin de hele lijst moet worden afgewerkt ook al weet je de uitkomst al. En hoe zat dat ook al weer met medewerker X? Wat was er in het voorjaar exact voorgevallen? Waar heb ik dat file toch van medewerker Y? Oeps… Ik zie hier op het beoordelingsformulier van vorig jaar dat we bepaalde afspraken helemaal vergeten zijn… Herkenbaar?

Als het beoordelen van de medewerkers op deze manier wordt toegepast dan doet u uw organisatie en uw medewerkers wellicht ernstig tekort.

Trakstar
Door het beoordelingsproces anders in te richten en te digitaliseren is het mogelijk om veel meer betrokkenheid van alle partijen te verkrijgen. Er zijn veel softwareprogramma’s beschikbaar om u daarin te ondersteunen. Een voorbeeld van een dergelijk programma (Trakstar) komt uit de US en wordt daar al bij meer dan 700 grote ondernemingen toegepast. Trakstar is sinds kort ook in Nederland beschikbaar.

Met deze software is het mogelijk om het functioneren en presteren van de medewerkers constant bij te houden. Het is mogelijk om snel en duidelijk doelen stellen voor de medewerkers. De medewerkers ontvangen ontwikkeltips over de competenties waarop ze beoordeeld worden, waardoor hun talenten ten volle benut worden.

Omdat de medewerkers altijd toegang hebben tot hun persoonlijke profiel, weten ze altijd exact wat er van ze verwacht wordt. De afspraken die onderling gemaakt zijn worden gedocumenteerd. Ook de leidinggevenden hebben zo altijd een actueel overzicht over wat ze met wie hebben afgesproken. Doordat er duidelijke afspraken gemaakt worden en deze altijd inzichtelijk zijn, verkleint zo de kans op verloop van personeel binnen een organisatie.

Met deze software wordt in kaart gebracht hoe specifieke taken bijdragen aan de bredere doelstellingen van de onderneming. Zo zien medewerkers dat hun werk resultaat oplevert. Door dit transparant te maken raken de medewerkers betrokken bij de organisatie en zijn ze gemotiveerder in hun werk mede doordat het proces voorziet in een zelfbeoordeling. Naast de vereiste competenties die binnen de onderneming worden gesteld, kunnen ook persoonlijke doelstellingen in kaart worden gebracht.

Beoordelingsproces
Door de aantekeningen die het jaar door genomen worden en door duidelijk gedefinieerde beoordelingsschalen wordt het beoordelingsproces een stuk objectiever en beter onderbouwd. De beoordeling komt niet meer neer op wat blijft hangen in het korte termijngeheugen, maar de prestaties gedurende het jaar worden gedocumenteerd en gestructureerd weergegeven. Daarnaast ontvangen zowel de werknemer als de manager op tijd e-mail notificaties om beoordelingen te schrijven. Hierdoor is de beoordeling niet meer een last, maar juist een waardevolle tool om het human capital te optimaliseren.

Een artikel van Dries Vinke, Directeur bij Inkrease, authorized reseller van Trakstar in Nederland.

Performance Development volgens Inkrease: Meer Top Performers in uw organisatie?

Performance Development volgens Inkrease: Meer Top Performers in uw organisatie?: 80% van het werk in een organisatie wordt door 20% van uw medewerkers verzet. Taylor Protocols™ helpt u bij het aantrekken van meer topperf...