11 tips voor een goed functioneringsgesprek

1.      De medewerker mag nooit tijdens de beoordeling voor het eerst horen dat hij/zij een goede of slechte prestatie heeft geleverd. Goede managers bespreken dit op regelmatige basis.

2.      Verzamel voorbeelden. Zorg er voor dat je gedurende de hele beoordelingsperiode aantekeningen maakt over goed of minder goede zaken en ga niet uitsluitend uit van recente gebeurtenissen.

3.      Vraag de medewerker om zich zelf te beoordelen. Daag de medewerker uit om zichzelf eerlijk te beoordelen en maak hem/haar verantwoordelijk voor deze taak.

4.      Vraag ook feedback van de collega’s met wie intensief wordt samengewerkt. Over het algemeen geven die feedback over zaken waar je niet snel aan denkt.

5.      Stel doelen! Zorg er voor dat de betreffende medewerker weet wat er van hem/haar verwacht wordt. Laat ook meten hoe en wat er exact gemeten wordt. Zorg er voor dat de medewerker zijn/haar rol in het proces kent.

6.      Wees goed voorbereid op de meeting. Probeer patronen te ontdekken in iemands functioneren en kom met zo veel mogelijk voorbeelden. Daardoor begrijpt de medewerker beter en ziet hij/zij de mogelijkheden om zich te verbeteren.

7.      Probeer meer tijd te besteden aan zaken die goed gaan dan aan zaken die te verbeteren zijn. Dit werkt motiverend en belonend.

8.      Onthoud goed dat een medewerker tijd nodig heeft om negatieve feedback te verwerken. Er kunnen emoties los komen zoals paniek en ontkenning. Hou hier rekening mee. Beëindig desnoods het gesprek als de medewerker overstuur is en plan op korte termijn een nieuw gesprek.

9.      Zorg dat de medewerker zonder omwegen over zijn/haar prestaties praat. Gebruik voorbeelden en stel bijvoorbeeld deze vragen:

• Wat verwacht jij dat de meest uitdagende doelstellingen zijn dit komende kwartaal?
• Welke ondersteuning heb je nodig?
• Hoe kan ik een betere manager voor jou zijn?
• Hoe vaak wil je feedback ontvangen?

10.  De uitkomst van de meeting dient een actieplan te bevatten, een ontwikkelplan en indien noodzakelijk nieuwe doelstellingen. Vergeet niet er een tijdschema aan te hangen. Leg alles goed vast.

11.  Neem de tijd voor de beoordeling, zorg dat je niet gehaast bent en de indruk wekt dat je nog een groot aantal beoordelingen te gaan hebt ook al is dat wel het geval.